Îmbinare corespondență (Mail Merge) în Word: cum completezi automat contracte din Excel

Ce îți trebuie

Două fișiere:

• — sursa de date: un tabel Excel cu un rând pentru fiecare client (sau angajat, chiriaș, beneficiar) și o coloană pentru fiecare informație — nume, adresă, CNP, sumă, dată;
• — documentul principal: contractul, scrisoarea sau procesul-verbal, scris normal în Word, în care locurile variabile vor fi înlocuite cu câmpuri legate de coloanele din tabel.

Word citește tabelul, pune valorile fiecărui rând în locurile lor și produce documentele. Tabelul poate fi și o listă de contacte din Outlook, un fișier CSV sau un tabel scris direct în Word, dar Excel e varianta cea mai des folosită.

Cum pregătești tabelul din Excel

Cele mai multe probleme apar aici, nu în Word. Un tabel bun pentru îmbinare respectă câteva reguli:

• — primul rând conține numele coloanelor (Nume, Adresa, CNP, Suma), scurte și fără caractere speciale. Acestea devin numele câmpurilor în Word;
• — fără celule unite, fără rânduri goale la mijloc și fără titluri deasupra tabelului — Word ar trata titlul drept antet;
• — o singură informație pe coloană: dacă în contract strada și orașul apar în locuri diferite, pune-le în coloane separate;
• — numerele de telefon ca text: formatează coloana ca „Text” înainte să scrii în ea, altfel Excel scoate zero-ul din față (0722… devine 722…);
• — tabelul pe prima foaie sau pe o foaie cu nume clar, ca să-l recunoști când Word te întreabă de unde să citească.

Dacă lucrezi cu un fișier CSV în loc de .xlsx, salvează-l ca „CSV UTF-8”. Varianta CSV simplă strică diacriticele: „Ștefănescu” ajunge în contract cu semne de întrebare.

Pașii în Word

Denumirile sunt cele din Word în limba română, cu echivalentul din engleză în paranteză. Între versiuni de Office pot diferi puțin, dar locul butoanelor e același.

1. Pornești îmbinarea

Deschizi documentul principal, mergi la fila Corespondență (Mailings) → Pornire îmbinare corespondență (Start Mail Merge) și alegi Scrisori (Letters). Opțiunea se potrivește pentru orice document de una sau mai multe pagini — contract, adeverință, notificare —, nu doar pentru scrisori.

2. Legi tabelul

Selectare destinatari (Select Recipients) → Utilizare listă existentă (Use an Existing List), alegi fișierul Excel și foaia pe care e tabelul. Lasă bifat „Primul rând de date conține anteturi de coloană”. Din Editare listă de destinatari (Edit Recipient List) poți debifa rândurile de care nu ai nevoie acum sau poți filtra, de exemplu doar contractele dintr-o anumită lună.

3. Pui câmpurile în document

Ștergi din text locul variabil (de exemplu „Popescu Ion”), lași cursorul acolo și alegi Inserare câmp de îmbinare (Insert Merge Field) → coloana potrivită. În document apare «Nume». Repeți pentru fiecare loc. Același câmp poate apărea de mai multe ori — numele clientului, de pildă, apare și în preambul, și la semnături.

4. Verifici rezultatul

Examinare rezultate (Preview Results) înlocuiește câmpurile cu datele primului rând. Cu săgețile de lângă buton treci prin rânduri. Aici vezi dacă datele, sumele sau diacriticele ies greșit — înainte să generezi zeci de documente.

5. Generezi documentele

Terminare și îmbinare (Finish & Merge) → Editare documente individuale (Edit Individual Documents). Poți alege toate rândurile, doar rândul afișat în examinare sau un interval. Word creează un document nou, în care documentele completate stau unul după altul, fiecare pornind de pe pagină nouă.

6. Păstrezi documentul principal

Salvezi documentul principal cu câmpuri cu tot. Data viitoare îl deschizi, adaugi rânduri noi în Excel și repeți pașii 4–5. La deschidere Word te avertizează că documentul va citi date dintr-o sursă externă (o comandă SQL) — e normal pentru un document de îmbinare și confirmi cu „Da”.

Datele și sumele ies greșit — cum le repari

Aproape oricine folosește îmbinarea dă de asta: în Excel scrie 15.10.2026, iar în contract apare 10/15/2026; în Excel scrie 1.250,50, iar în contract apare 1250.5. Word citește valoarea „brută” din celulă, nu felul în care e afișată în Excel.

Soluția e să spui câmpului cum să se afișeze. Apeși Alt+F9: în locul câmpurilor vezi codurile lor, de forma { MERGEFIELD Data }. Adaugi formatul la final:

• — pentru dată: { MERGEFIELD Data \@ "dd.MM.yyyy" } → 15.10.2026 (cu MM mari: luna; mm mici ar însemna minute);
• — pentru sumă, cu Windows setat în română: { MERGEFIELD Suma \# "#.##0,00" } → 1.250,50;
• — dacă Windows e setat în engleză, separatoarele se inversează: \# "#,##0.00".

Apeși iar Alt+F9 ca să revii la vederea normală, apoi F9 pe câmp dacă nu s-a actualizat. Acoladele câmpurilor nu se scriu de la tastatură — dacă trebuie să creezi un câmp de la zero, perechea de acolade se inserează cu Ctrl+F9.

Suma în litere („una mie două sute cincizeci lei și 50 bani”), cerută în multe contracte, nu se poate obține cu un format de câmp în română. Variantele sunt o coloană separată în Excel, scrisă de mână sau calculată cu o formulă, ori o macrocomandă.

Text diferit pentru persoane fizice și firme

Un contract are de obicei două variante de preambul: „domnul Popescu Ion, domiciliat în…, CNP…” pentru persoane fizice și „S.C. Exemplu S.R.L., cu sediul în…, CUI…, reprezentată de…” pentru firme. În loc de două documente principale, poți folosi o regulă: Reguli (Rules) → Dacă…Atunci…Altfel (If…Then…Else). Ai nevoie de o coloană în Excel care spune tipul (de exemplu „PF” sau „PJ”), iar Word alege textul în funcție de ea.

Funcționează, dar devine greu de întreținut repede: când textul condiționat conține la rândul lui câmpuri, codurile ajung imbricate unul în altul și o acoladă ștearsă din greșeală strică tot paragraful, fără vreun mesaj de eroare clar.

Salvarea: un singur fișier sau câte unul pe client

Word pune toate documentele generate într-un singur fișier. Pentru tipărire e perfect. Dar de cele mai multe ori ai nevoie de câte un fișier pentru fiecare client — ca să-l trimiți pe email sau să-l pui la dosarul lui —, iar Word nu are o opțiune directă pentru asta. Rămân trei variante:

• — generezi pe rând, doar pentru rândul afișat (pasul 5, „Înregistrarea curentă”), și salvezi fiecare document separat;
• — împarți manual documentul mare;
• — folosești o macrocomandă VBA care salvează fiecare document separat, eventual direct ca PDF. Există multe exemple publice, dar trebuie adaptate și întreținute de cineva care știe ce face.

Probleme frecvente

„Lipsește” un rând sau apare unul gol. Tabelul are rânduri goale sau celule formatate mai jos decât se termină datele. Șterge rândurile de sub tabel, nu doar conținutul lor.

Butoanele din fila Corespondență sunt gri. Documentul nu e încă pornit ca îmbinare (pasul 1) sau nu are tabel legat (pasul 2).

Word nu găsește fișierul Excel la redeschidere. Fișierul a fost mutat sau redenumit. Documentul principal ține minte calea exactă — o refaci din „Selectare destinatari”.

Diacriticele ies greșit. Sursa e un CSV salvat fără UTF-8. Salvează din nou ca „CSV UTF-8” sau folosește direct fișierul .xlsx.

Datele ies în format american sau sumele cu prea multe zecimale. Vezi secțiunea despre formatare.

Excelul e deschis de un coleg și Word refuză să-l citească. Când tabelul stă într-un folder comun, cel care îl are deschis îl blochează pentru ceilalți.

Unde se oprește Word

Îmbinarea corespondenței e gândită pentru un scenariu anume: o listă gata făcută, din care ies multe documente deodată — scrisori către toți clienții, adeverințe pentru toți angajații. Acolo e foarte bună. Munca de zi cu zi a unui birou arată însă altfel, și acolo apar limitele:

• — un singur client nou înseamnă: deschizi Excelul, adaugi rândul, salvezi, deschizi Word-ul, găsești rândul, generezi, salvezi separat. Pentru un document, durează mai mult decât completarea de mână;
• — același client, mai multe documente (contract, proces-verbal, acord GDPR) înseamnă câte o îmbinare pentru fiecare document principal;
• — Excelul devine baza de date a biroului, cu tot ce înseamnă asta: versiuni diferite pe calculatoare diferite, fișierul blocat de un coleg, CNP-uri care circulă pe email sau stick;
• — nu rămâne nicio evidență: ce document s-a făcut, pentru cine, când și de către cine;
• — formatările și regulile stau în coduri ascunse, pe care de obicei doar un singur om din birou știe să le repare.

Dacă faci câteva documente pe lună sau scrisori în serie de câteva ori pe an, Word e suficient și nu ai nevoie de nimic altceva. Pașii de mai sus îți ajung.